La notion d’espace de travail est née du besoin de permettre à des entités d’une entreprise (filiales, sites, pays, …) légales ou non, d’avoir un espace protégé pour gérer leurs propres éléments de durabilité (enjeux, politiques, cibles, impacts, risques, opportunités, actions, campagnes d’indicateurs et rapports) tout en permettant à des utilisateurs “groupe” d’avoir une vision transverse.
Création des espaces de travail
Les espaces de travail sont administrés depuis la vue Paramètres, onglet Espaces de travail.
Les espaces de travail sont représentés par une structure hiérarchique multi-niveaux dont la racine correspond au domaine (nom court de l’entreprise).
Un espace de travail ayant au moins un espace de travail de niveau inférieur est appelé “parent”.
Un espace de travail de dernier niveau dans sa branche (de l’arbre hiérarchique) est appelé “enfant”.
‼️ Les espaces de travail d’un domaine seront idéalement définis avant la création des éléments de durabilité.
Principes de fonctionnement
Quand la notion d’espace de travail est activée (au moins un espace créé), les éléments de durabilité sont automatiquement rattachés à l’espace de travail sélectionné par l’utilisateur connecté lors de leur création.
Les utilisateurs sont autorisés à accéder à un ou plusieurs espaces de travail (parents et/ou enfants).
Lorsqu’un utilisateur est connecté (et que la notion d’espace de travail est activée), il doit obligatoirement choisir un espace de travail.
Si l’espace de travail sélectionné est un enfant, l’utilisateur ne verra que les éléments de durabilité rattachés à cet espace.
Si l’espace de travail sélectionné est un parent, l’utilisateur verra alors les éléments de durabilité rattachés à cet espace mais aussi ceux rattachés à ses enfants.
💡 Et ce, même si l’utilisateur n’a pas été explicitement autorisé sur tous les enfants du parent en question.
Création d’un espace de travail
Il existe 3 grandes façons d’ajouter un espace de travail à la structure existante.
Bouton “Nouveau” : Permet de créer un espace tout en bas de la liste, au niveau 1 (et donc de créer le tout premier espace)
Commande “Insérer avant/après” : Permet d’insérer un espace avant ou après l’espace sélectionné et au même niveau que celui-ci.
Commande “Insérer comme enfant” : Permet d’insérer un espace juste en-dessous de l’espace sélectionné et au niveau inférieur.
💡 Il n’est pas possible de déplacer un espace de travail, il faut donc le créer au bon endroit dès le début.
‼️ La suppression d’un espace de travail entraînera la suppression de tous les éléments qui lui sont rattachés.
Définition d’un espace de travail
Quelque soit la méthode utilisée pour créer un nouvel espace de travail, la modale ci-dessous est affichée :
Un espace est défini par les attributs suivants :
Nom
Description
Statut (Actif/Archivé) : si Archivé, l’espace de travail n’est plus sélectionnable mais ses éléments restent visibles via un espace parent.
Filiales : sélection multiple de Filiales (créées depuis la vue Contexte) qui pourront être associées à des éléments de l’espace de travail.
Sites sélection multiple de Sites (créés depuis la vue Contexte) qui pourront être associés à des éléments de l’espace de travail.
Activités sélection multiple d’Activités (créées depuis la vue Contexte) qui pourront être associées à des éléments de l’espace de travail.
Couleur : Détermine la couleur de l’icône qui sera affichée à côté du nom des éléments de l’espace de travail quand un parent a été sélectionné (voir plus loin)
Gestion de l’accès aux espaces de travail
Autoriser les utilisateurs (et les équipes) sur les espaces de travail
Dès qu’au moins un espace de travail a été créé, l’attribut Espaces de travail devient disponible dans la modale de création / édition d’un utilisateur permettant d’associer un ou plusieurs espace de travail, parents ou enfants, à l’utilisateur.
💡 À noter que l’affichage des utilisateurs n’est pas soumis à la sélection d’un espace de travail. Leur administration est supposée être faite par un administrateur global.
L’impact de ce nouvel attribut est le suivant :
Si aucun espace n’est défini, l’utilisateur peut sélectionner l’ensemble des espaces de travail, y compris la racine et ainsi voir l’ensemble des éléments du système
Si un espace de travail parent est ajouté, l’utilisateur pourra sélectionner le parent et chacun de ses enfants
Si un espace de travail enfant est ajouté, l’utilisateur pourra le sélectionner spécifiquement
💡 Un attribut similaire existe pour les Équipes. Son principal objectif est de pouvoir filtrer les équipes disponibles dans les attributs Équipe des éléments de durabilité rattachés à un espace de travail donné.
Impact sur les attributs de sélection d’utilisateurs/équipes
Sélection d’un espace de travail enfant
Les attributs s’appuyant sur la liste d’utilisateurs (Responsable, Validateur, …) proposent uniquement les utilisateurs explicitement associés à l’espace de travail sélectionné.
La liste associée aux attributs Équipe disponibles avec différents objets proposent uniquement les équipes explicitement associées à l’espace de travail sélectionné.
Sélection d’un espace de travail parent
Les attributs s’appuyant sur la liste d’utilisateurs (Responsable, Validateur, …) proposent tous les utilisateurs explicitement associés à l’espace de travail sélectionné ou ses enfants.
La liste associée aux attributs Équipe disponibles avec différents objets proposent les équipes explicitement associées à l’espace de travail sélectionné ou ses enfants.
Sélection d’un espace de travail
Choisir un espace de travail
Pour chaque utilisateur, à la première connexion après l’activation des espaces de travail, une modale est affichée pour leur permettre de sélectionner un espace de travail.
💡 Au-delà de la première connexion, l’espace de travail sélectionné sera mémorisé pour les sessions suivantes.
Ensuite, l’utilisateur peut facilement naviguer entre les espaces de travail auxquels il a accès grâce au sélecteur disponible en bas du panneau de navigation.
Après avoir cliqué sur le nom de l’espace de travail actif, une modale de sélection d’espaces de travail permet de sélectionner un nouvel espace de travail.
💡 Après sélection d’un espace de travail, l’écran actif est automatiquement rafraîchi pour afficher les éléments associés à l’espace sélectionné.
Impact de la sélection d’un espace de travail
Affichage des éléments de durabilité
Afin de permettre à une entité d’un groupe de gérer leur propre stratégie de durabilité, le contenu des vues suivantes est régi par la sélection d’un espace de travail :
Enjeux de durabilité
Politiques
Cibles
Impacts
Risques
Opportunités
Actions
Campagnes d’indicateurs
Rapports
Dashboard
Si un espace de travail enfant est sélectionné, seuls les éléments lui appartenant sont affichés dans ces vues.
Si un espace de travail parent est sélectionné, tous les éléments de l’espace de travail et ses enfants sont affichés.
Ils sont alors différenciés par un symbole de la couleur associée à l’espace de travail, affiché dans les tableaux et les fiches d’objet.
💡 Le nom de l’espace de travail s’affiche quand l’utilisateur passe la souris sur le symbole de couleur.
Liste des attributs
De nombreux attributs (Responsable, Équipe, Validateur, Autres responsables, Impact, Action …) sont basés sur la liste des utilisateurs ou des équipes.
Si un espace de travail est sélectionné, les listes associées aux attributs en question ne proposeront que les éléments appartenant à cet espace (si enfant) ou à lui-même et ses enfants (si parent).
Relations
Comme pour les attributs, les listes permettant d’attacher un objet à un autre depuis la section Relations d’une fiche objet sont filtrées en fonction de l’espace de travail sélectionné avec les règles suivantes :
Si l’espace sélectionné est un enfant, seuls les objets rattachés à l’espace lui-même sont affichés.
Si l’espace sélectionné est un parent, tous les objets rattachés à l’espace ou ses enfants sont affichés.
💡 This would, for example, allow to attach actions from sub-workspaces to a target that is defined at the level of a parent workspace.
Cela s’applique à l’ensemble des relations disponibles dans les vues mentionnées ci-dessus.