Principe
Si l’entreprise a créé des espaces de travail, chaque entité peut créer et gérer ses propres campagnes.
Toutefois, l’entité mère (i.e le groupe) peut souhaiter organiser une campagne à laquelle chaque entité (espace de travail) devra contribuer avec ses propres points de données qui seront ensuite consolidés. On parle alors d’une campagne globale, connectée à des campagnes locales.
Création d’une campagne globale
Dans la vue Points de données, onglet Campagnes, le sous-onglet Globales est disponible pour tous les espaces de travail “parent” (i.e ayant au moins un sous-espace) ainsi que la racine de l’organisation.
Une campagne globale peut alors être créée pour définir les points de données que les entités locales devront remonter.
La première étape est similaire à une campagne classique à l’exception de l’attribut Date limite qui permet d’indiquer aux entités concernées la date limite pour compléter leurs campagnes.
La deuxième étape, spécifique aux campagnes globales, correspond à l’identification des espaces de travail qui devront reporter les points de données demandés.
Chaque espace de travail ajouté verra une campagne créée automatiquement lors du lancement (voir plus loin) de la campagne globale, avec un contenu strictement identique.
💡 Lorsqu’un espace de travail enfant est sélectionné, il n’est pas possible d’ajouter ses espaces de travail parents.
Lors de la dernière étape, les référentiels standards (publiques) et spécifiques à l’entreprise peuvent être sélectionnés. Comme pour les campagnes classiques, après validation de la création de la campagne, les points de données correspondant aux référentiels choisis seront automatiquement créés dans la campagne globale.
La liste des points de données globaux peut ensuite être retravaillée en supprimant ceux qui ne doivent pas être demandés aux entités locales.
Lancement d’une campagne globale
Lors du lancement d’une campagne globale (passage du statut Préparation à En cours), deux principales actions vont être réalisées automatiquement.
Tout d’abord, dans chaque espace de travail inclus dans la campagne globale, une campagne “locale” (classique) est créée à l’identique de la campagne globale (même nom, dates et points de données, à l’exception du Responsable (vide) et Statut (Préparation)).
Ensuite, les utilisateurs identifiés comme Contacts des espaces de travail sont notifiés par email de la disponibilité d’une nouvelle campagne à compléter.
💡 Si l’email Notification des contacts des espaces de travail a été activé dans les paramètres, onglet Emails.
Gestion d’une campagne locale
Au sein d’un espace de travail donné, une campagne créée à partir de et connectée à une campagne globale se gère comme n’importe quelle campagne :
Un Responsable doit être identifié
Ce dernier est en charge de la répartition des points de données entre les différents collecteurs et lance la campagne pour les notifier
Ces derniers doivent ensuite rédiger ou saisir les valeurs attendues puis les présenter
Le workflow de validation souhaité prend place et l'avancement de la campagne peut être suivi via le tableau de bord (Dashboard) habituel
Une fois achevée, la campagne est marquée comme terminée
Seules les exceptions ci-dessous existent. Dans une campagne locale connectée, il n’est pas possible de :
La date limite définie au niveau de la campagne globale est visible (et automatiquement mise à jour si modifiée au niveau de la campagne globale)
Supprimer la campagne
Ajouter (Copier) des points de données
Supprimer des points de données
Suivi d’une campagne globale
Depuis une campagne globale, la vue Dashboard propose deux sous-onglets. Le sous-onglet Indicateurs correspond au dashboard habituel de suivi des indicateurs de la campagne. Le sous-onglet Campagnes permet d’avoir une idée de l’avancement des campagnes locales connectées.
Clôture d’une campagne globale
Lorsque la campagne globale est terminée, les utilisateurs identifiés comme Contacts des espaces de travail sont notifiés par email de la clôture de la campagne.