En s’appuyant sur les principes des espaces de travail classiques (internes), les espaces de travail externes ont pour but de permettre la récupération de données (à travers le principe de campagne de collecte) auprès d’entreprises externes (clients, participations, fournisseurs) dans un espace sécurisé et dédié à chacune.
💡 Contrairement aux espaces de travail classiques, les espaces de travail externes ne sont pas disponibles à la navigation.
Gestion des espaces externes
Création d’un espace de travail externe
La création d’espaces de travail externes fonctionne exactement comme les espaces classiques. Dans la vue Paramètres, onglet Espaces de travail, sous-onglet Espaces de travail, si la fonctionnalité a été activée, les commandes NOUVEAU, Insérer avant/après et Insérer comme enfant offrent le choix de créer un espace de travail interne ou externe.
💡 Les espaces de travail externes sont identifiés par un symbole spécifique à côté de leur nom.
Définition d’un espace de travail externe et ses utilisateurs
Par rapport aux espaces de travail classiques, la définition est simplifiée puisque les espaces externes ne sont définis que par un Nom, une Description et un Statut (Actif ou Archivé).
💡 Les espaces de travail externes archivés sont toujours accessibles mais ne sont plus proposés dans les nouvelles campagnes globales.
La particularité d’un espace de travail externe réside dans la gestion de ses utilisateurs. Ces derniers correspondent en effet aux contacts au sein de l’entreprise externe qui pourront fournir les données demandées dans Harnest via des campagnes (en remplacement de l’échange de fichiers XLS par exemple).
Comme les utilisateurs internes, chaque utilisateur d’un espace de travail externe est défini par un Prénom, Nom, Email et Statut (Actif ou pas, ce qui contrôle la capacité de l’utilisateur à se connecter).
En complément, l’attribut Contact (Oui/Non) permet d’identifier les personnes qui seront notifiées automatiquement lors du lancement d’une campagne dans laquelle leur entreprise est impliquée.
💡 Un rôle spécifique standard est automatiquement associé à ces utilisateurs qui n’apparaissent pas dans la liste des utilisateurs internes.
Invitation des utilisateurs externes
Contrairement aux utilisateurs classiques, Harnest n’envoie pas d’invitation aux utilisateurs d’un espace de travail externe.
En effet, il est important qu’une communication personnalisée soit faite par l’entreprise demandant des informations à d’autres.
Ainsi, pour permettre à un utilisateur externe de créer son compte et se connecter, il faudra générer un lien personnel (Copier lien d’invitation) et le faire parvenir à la personne concernée.
💡 Une entreprise pourrait demander à ce que plusieurs personnes soient créées comme utilisateurs pour permettre une collecte de données multi-acteurs et/ou d’organiser un processus de validation dans Harnest de leur côté.
L’expérience des utilisateurs d’un espace de travail externe
Finalisation du compte Harnest
Comme tout utilisateur d’Harnest, un utilisateur associé à un espace de travail externe doit tout d’abord finaliser la création de son compte en utilisant le lien qui lui a été communiqué. Cette étape lui permettra notamment de choisir son mot de passe.
💡 Ces utilisateurs sont soumis aux mêmes règles de sécurité que tous les autres utilisateurs.
Rôle spécifique
Tout utilisateur externe n’aura accès qu’à la vue Points de données, n’affichant que les campagnes associés à son espace de travail.
Les utilisateurs externes ne peuvent pas créer de campagne mais peuvent :
Modifier le Responsable, le Statut et l'option Autoriser l'édition dans les tableaux des campagnes
Mettre à jour les Points de données de la campagne (avec une vue simplifiée tout en gardant les fonctionnalités de base telles que les pièces jointes, l’audit, …)
Exporter leurs réponses (points de données) au format CSV
💡 Si plusieurs utilisateurs sont créés dans un espace de travail, une logique de rapporteurs / validateurs peut être implémentée.