Interroger (i.e engager) les parties prenantes pour identifier la matérialité des enjeux de durabilité, lister les impacts que l’entreprise peut avoir et en évaluer la matérialité est au cœur de la CSRD.
Dans Harnest, cet engagement est structuré sous forme de campagnes qui peuvent intervenir à tout moment, prendre différentes formes(*), porter sur différents sujets et inclure autant de parties prenantes que nécessaire.
Le principal objectif est de garder trace précisément des interactions (et leurs enseignements) qui ont eu lieu entre l’entreprise et son écosystème.
💡(*) Dans Harnest, l’engagement avec les parties prenantes est caractérisé par trois types : questionnaire (envoi d’un formulaire à remplir), interview (réunion, appel/visio, atelier, …) et document (analyse d’une étude scientifique, …).
Liste des campagnes
La table des campagnes affiche l’ensemble des campagnes qui ont été créées dans la plateforme.
Pour chaque ligne, le bouton “⋮” permet de :
Aller dans les détails de la campagne
Éditer le nom de la campagne
Supprimer la campagne
‼️ Dans la version actuelle d’Harnest, il n’existe pas de garde-fou lors de la suppression d’objets. Il est ainsi possible de supprimer une campagne, même si des participants lui sont rattachés.
Création d’une nouvelle campagne
Pour ajouter une opération, le bouton “+ CRÉER UNE CAMPAGNE” ouvre une boîte de dialogue où les attributs la décrivant peuvent être saisis :
Nom
Responsable : utilisateur d’Harnest de la personne en charge de la campagne
Début
Fin
Type d’engagement par défaut (Questionnaire, Interview ou Document) : pour définir le type d’engagement appliqué par défaut à tout nouveau participant, voir plus loin.
💡 Par défaut, le statut de la campagne est Définition.
Définir le contexte d’une campagne
Chaque campagne doit avoir une définition claire et partagée par l’ensemble des personnes impliquées. Celle-ci passe par la saisie des attributs suivants :
Informations générales
Objectifs : description de ce qui est recherché à travers la campagne. Il convient ici de détailler les enseignements attendus de la campagne
Périmètre : précisions sur les zones géographiques, la temporalité considérée pour les IRO, etc.
Informations pratiques : toute information pratique quant à la réalisation de la campagne.
Bénéfices pour les participants : un texte inspirant qui pourrait être utilisé lors de la communication avec les participants pour les inciter à répondre (notamment pour les questionnaires en ligne). Cela peut être une explication sur la façon dont l’entreprise compte utiliser les informations récoltées.
Enjeux de durabilité : Liste des enjeux de durabilité concernés par la campagne.
Préparer le déroulement d’une campagne
Après avoir défini le contexte de la campagne, il convient de définir les participants représentant les parties prenantes pertinentes pour les enjeux de durabilité traités.
💡 Le statut de la campagne doit alors être mis à Préparation pour refléter correctement cette étape.
Dans la section Participants de la fiche d’une campagne, le bouton “+” ouvre une boîte de dialogue qui permet de saisir les attributs suivants :
Partie prenante : Partie prenante engagée (ou considérée) dans la campagne. À noter que plusieurs participants d’une même partie prenante pourront être identifiés
Représentant : Si au moins un représentant a été associé à la partie prenante sélectionnée, le champ Représentant sera affiché(*).
Type d’engagement (Questionnaire, Interview ou Document)
💡 (*) Si aucun représentant n’est identifié, cela implique soit l’organisation d’un atelier en groupe soit l’analyse d’un document.
💡 Le statut par défaut d’un participant est Nouveau.
Pour chaque ligne, le bouton “⋮” permet d’éditer ces mêmes attributs et de supprimer un participant.
Planifier les entretiens
Avant le lancement de la campagne, la responsable de celle-ci devra s’assurer que les entretiens (vidéoconférence, ateliers, etc …) sont correctement planifiés. Il pourra s’appuyer sur le statut des participants pour en assurer le suivi.
Suivre l’exécution d’une campagne
Au premier jour de la campagne, le statut de la campagne doit être mis à Engagement. Dès lors, plusieurs scénarios sont possibles en fonction du type d’engagement choisi.
Questionnaires
Les questionnaires préparés pour récupérer des informations auprès des participants peuvent être envoyés aux participants. Pour faire le suivi de la distribution des questionnaires, le statut des participants peut être mis à Envoyé.
Une fois un questionnaire retourné, celui-ci pourra être ajouté dans Harnest (voir plus loin) et le statut mis à Répondu.
Interviews
Une fois un interview réalisé (quelle qu’en soit sa forme), le statut du participant pourra être mis à Répondu et le compte-rendu ajouté dans Harnest (voir plus loin).
Documents
Une fois un interview réalisé (quelle qu’en soit sa forme), le statut du participant pourra être mis à Répondu et le compte-rendu ajouté dans Harnest (voir plus loin).
Garder trace des enseignements pour chaque participant
Quel que soit le type d’engagement, il est important de garder trace des principaux enseignements recueillis auprès de chaque participant (humain ou document). Ceux-ci peuvent donc être résumés dans le champ Enseignements prévu à cet effet.
Par ailleurs, plusieurs documents (questionnaires, document analysés, compte-rendu d’interview, …) peuvent être attachés à chaque participant.
Les types de fichier supportés sont : PDF, DOCX, XLSX,PPTX ou ZIP.
💡 Si un interview est finalement annulé ou un questionnaire jamais retourné, le statut du participant correspondant pourra être mis à Abandonné.
Les alertes relatives à une campagne
Le panneau de droite met en avant des informations ou des problèmes plus ou moins graves.
Alertes | Gravité |
X engagements sur Y ont été collectés. | Information |
Tous les engagements ont été collectés. La campagne peut être fermée. | Moyenne |
La campagne se termine dans moins d'une semaine et plus de 20% des engagements restent à faire | Moyenne |
La date de fin de la campagne est passée mais elle est toujours ouverte | Élevée |
La date de début de la campagne est passée mais elle n'est pas encore ouverte | Élevée |
Analyse et clôture d’une campagne
Une fois l’ensemble des engagements réalisés, la campagne rentre en phase d’analyse (statut=Analyse).
C’est le moment pendant lequel le responsable de campagne peut reprendre les éléments collectés et décider comment mettre à jour les impacts, risques et opportunités en conséquence.
Une fois la mise à jour faite, la campagne peut être marquée comme Terminée.