Les actions désignent :

les actions et les plans d’action (y compris les plans de transition) qui sont mis en œuvre pour que l’entreprise atteigne ses cibles et par lesquels l’entreprise tente de réagir aux impacts, risques et opportunités importants
les décisions d’apporter à ces actions et plans d’action des ressources financières, humaines ou technologiques.

Liste des actions

Dans l’onglet Liste, sous-onglet Actions, la table des actions affiche l’ensemble des actions qui ont été créées dans la plateforme.

💡 Par défaut les actions sont regroupées par Thème. Le critère de regroupement peut être modifié pour utiliser l’Importance, la Nature, le Responsable ou le Statut.

Pour chaque ligne, le bouton “⋮” permet de :

Aller dans les détails de l’action
Éditer le nom de l’action
Dupliquer l’action (et ses tâches. Les statuts sont remis à “Nouveau)
Supprimer l’action

‼️ Dans la version actuelle d’Harnest, il n’existe pas de garde-fou lors de la suppression d’objets. Il est ainsi possible de supprimer une action, même si elle est rattachée à d’autres objets.

Création d’une nouvelle action

Pour ajouter une action, le bouton “CRÉER UNE ACTION” ouvre une boîte de dialogue où les attributs la décrivant peuvent être saisis :

Nom
Nature : qualification du type d’action parmi : Prévention (diminuer la probabilité de réalisation), Mitigation (diminuer les impacts), Réparation, Élimination, Réalisation (mise en place de quelque chose), Surveillance, Amélioration, Pratique
Importance : indication de la priorité de l’action, de Très faible à Très élevée
Thème : critère de regroupement permettant de catégoriser les actions selon l’axe souhaité : programme/plan d’appartenance, sujet métier, … (voir plus loin)

💡 Une fois un thème saisi, il devient automatiquement disponible dans la liste déroulante pour les futures actions. Attention, un thème saisi et validé ne peut pas être retiré de la liste.

Détailler et gérer une action

Une action doit être qualifiée à travers les attributs suivants :

Description
Remédiation des impacts réels : description de la manière dont l’action contribue, le cas échéant, à remédier à des impacts négatifs constatés de l’entreprise
Périmètre (le champ de l’action à savoir les activités couvertes, la chaîne de valeur en amont et/ou en aval, la portée géographique et, le cas échéant, les groupes de parties prenantes touchées)
- Activités
- Chaînes de valeur
- Pays
- Parties prenantes
Planification & Suivi :
- Début
- Fin
- Avancement (%) et Description de l’avancement pour donner une idée quantitative et qualitative des progrès réalisés
Tâches (voir ci-dessous)
Ressources :
- OPEX et CAPEX, voir ci-dessous
- Description des ressources allouées pour préciser les moyens humains et matériels couverts par les CAPEX et OPEX
- Lien avec les états financiers pour détailler comment les moyens alloués à l’action sont rattachés à des éléments des états financiers
Acteurs
- Responsable : Nom de l’utilisateur (identifié dans Harnest) en charge de l’action
- Équipe : Nom de l’équipe (identifiée dans Harnest) en charge de l’action
- Experts internes : Nom de la personne ayant l’expertise métier au sujet de l’action (la liste proposée correspond aux Représentants marqués comme Expert dans la section Parties prenantes)
Confidentielle : pour identifier des actions à ignorer lors de la publication du rapport relatif à la durabilité pour des raisons de secret industriel

Tâches

Une action peut être menée pour différentes raisons : prévenir un risque, diminuer les impacts d’une activité de l’entreprise ou atteindre un objectif (cible) de réduction d’émission de gaz à effets de serre.

Elle peut donc durer dans le temps et impliquer plusieurs acteurs au sein de l’entreprise (ou en dehors). Pour en faciliter le suivi, il peut donc être nécessaire de décomposer une action en tâches qui pourront ainsi être assignées à différents responsables.

Dans la section Tâches, le bouton “+” ouvre une boîte de dialogue qui permet de saisir les attributs suivants :

Nom
Description
Date cible
Responsable
Statut (Nouveau, En cours, Traité, En attente)

💡 L’ordre des tâches peut être modifié par drag & drop.

Définition de OPEX et CAPEX

Au-delà d’identifier de potentielles actions pour traiter les impacts, risques et opportunités (matériels), l’entreprise doit préciser les moyens et ressources qui lui sont associés.

Dans Harnest, ce besoin est couvert par les attributs OPEX et CAPEX qui permettent de spécifier les montants financiers alloués (amortissables ou pas) par année à la réalisation d’une action.

💡 Dans la fiche, les attributs OPEX et CAPEX affichent la somme de leurs valeurs annuelles respectives.

Pour mettre à jour les montants associés à l’un ou l’autre, il faut cliquer sur l’icône Éditer à droite de l’attribut.

💡 À l’ouverture de cette fenêtre, les lignes sont systématiquement triées par ordre chronologique, indépendamment de leur ordre de création. C’est également valable pour le champ CAPEX.

Il est alors possible d’ajouter des valeurs annualisées (une ligne représente une année, une valeur associée et une description).

💡 Comme pour les enjeux, il est possible d’accéder aux documents attachés à l’action depuis l’icône situé dans le coin supérieur droit de l’écran.

Les relations d’une action

Une action peut être liée aux objets suivants :

Impacts, Risques et Opportunités : Afin de comprendre les IRO adressés par l’action (i.e. prévenir, atténuer et remédier à des impacts réels et potentiels, gérer les risques et saisir les opportunités)
Politiques : Pour comprendre les politiques que l’action permet de mettre en oeuvre
Indicateurs : Pour mesurer l’impact de l’action sur les éléments publiés par l’entreprise

Les alertes relatives à une action

Alertes	Gravité	Critères
Actions
L'action est en retard	Élevée	Le statut de l'action est "En cours" et la date de fin est dans le passé
L'action n'a pas de budget associé	Moyenne	CAPEX et OPEX=0
L'action n'a eu d'interaction depuis 6 mois	Information	Si date de dernière modification de l'action < Aujourd'hui - 6 mois
Indicateur de progrès
Au moins un indicateur n'a pas de progrès	Information	Le Réel d'un des indicateurs de progrès est égal à 0
Parties prenantes
Partie prenante impliquée dans aucune campagne	Moyenne	Si au moins une partie prenante n'est référencée dans aucune campagne du système
Politiques
Pas couvert par une politique	Information
Au moins une politique n'est pas encore entrée en vigueur	Information
Au moins une politique ne semble pas pertinente	Moyenne	Le périmètre défini au niveau d'une politique ne correspond à aucun des attributs suivants du risque : Activités, Chaîne de valeur ou Pays.
Au moins une politique n’a pas de cible	Moyenne

Notion de programme

La notion de Programme permet de regrouper plusieurs actions, pouvant appartenir à différents espaces de travail enfants, qui concourent au même objectif.

Un programme est un type particulier d’action (il en partage donc les attributs) disponible dans l’onglet Liste, sous-onglet Programmes.

La fiche de définition d’un programme (accessible en cliquant sur le nom d’un programme) propose le même contenu que celle d’une action avec les exceptions suivantes.

La section Planification & Suivi propose un nouvel attribut Utiliser les dates des actions. Si désactivé, les dates Début et Fin doivent être saisies manuellement. Si activé, elles doivent être calculées automatiquement en fonction des dates des (sous-)actions (minimum des date de début et maximum des dates de fin).

La section Tâches est remplacée par la section Actions qui permet de lister, créer et lier des (sous-)actions. Celle-ci propose deux sous-onglets :

Liste : affiche la liste des actions rattachées sous forme de tableau. Depuis cette vue, il est possible de délier une action.

Roadmap : affiche les actions rattachées dans une vue Gantt avec le possibilité d’ouvrir la fiche d’une action (clic sur le nom) dans un nouvel onglet du navigateur.

Dans les deux sous-onglets, il est possible de :

Lier une action existante (appartenant à l’espace de travail ou un de ses enfants, en fonction de l’espace de travail sélectionné)
Créer une action : si les espaces de travail sont utilisés, la modale de sélection d’un espace de travail sera affichée avant la modale de création de l’action à connecter
Dupliquer le programme : si les espaces de travail sont utilisés, la modale de sélection d’un espace de travail sera affichée puis le programme sera dupliqué en tant qu’action connectée

Les programmes dans les autres vues

Liste > Actions

Un symbole identique est affiché à la droite du nom d’une action connectée à un programme avec le tooltip suivant : “Action connectée à un programme”.

Roadmap

Par défaut, les Actions et les Programmes sont affichés dans la vue Roadmap. Toutefois, un nouveau filtre Type permet d’afficher les “Actions uniquement” ou “Programmes uniquement”.

Kanban

Les programmes sont exclus de la vue Kanban.

Liste des thèmes

Dans l’onglet Liste, sous-onglet Thèmes, la table des thèmes affiche l’ensemble des thèmes qui ont été créés dans la plateforme.