Les actions désignent :

les actions et les plans d’action (y compris les plans de transition) qui sont mis en œuvre pour que l’entreprise atteigne ses cibles et par lesquels l’entreprise tente de réagir aux impacts, risques et opportunités importants
les décisions d’apporter à ces actions et plans d’action des ressources financières, humaines ou technologiques.

Liste des actions

Dans l’onglet Liste, la table des actions affiche l’ensemble des actions qui ont été créées dans la plateforme.

💡 Par défaut les actions sont regroupées par Thème. Le critère de regroupement peut être modifié pour utiliser l’Importance, la Nature, le Responsable ou le Statut.

Pour chaque ligne, le bouton “⋮” permet de :

Aller dans les détails de l’action
Éditer le nom de l’action
Supprimer l’action

‼️ Dans la version actuelle d’Harnest, il n’existe pas de garde-fou lors de la suppression d’objets. Il est ainsi possible de supprimer une action, même si elle est rattachée à d’autres objets.

Création d’une nouvelle action

Pour ajouter une action, le bouton “+ CRÉER UNE ACTION” ouvre une boîte de dialogue où les attributs la décrivant peuvent être saisis :

Nom
Nature : qualification du type d’action parmi : Prévention (diminuer la probabilité de réalisation), Mitigation (diminuer les impacts), Réparation, Élimination, Réalisation (mise en place de quelque chose), Surveillance, Amélioration, Pratique
Importance : indication de la priorité de l’action, de Très faible à Très élevée
Thème : critère de regroupement permettant de catégoriser les actions selon l’axe souhaité : programme/plan d’appartenance, sujet métier, …

💡 Une fois un thème saisi, il devient automatiquement disponible dans la liste déroulante pour les futures actions. Attention, un thème saisi et validé ne peut pas être retiré de la liste.

Détailler et gérer une action

Une action doit être qualifiée à travers les attributs suivants :

Description
Remédiation des impacts réels : description de la manière dont l’action contribue, le cas échéant, à remédier à des impacts négatifs constatés de l’entreprise
Périmètre (le champ de l’action à savoir les activités couvertes, la chaîne de valeur en amont et/ou en aval, la portée géographique et, le cas échéant, les groupes de parties prenantes touchées)
- Activités
- Chaînes de valeur
- Pays
- Parties prenantes
Planification & Suivi :
- Début
- Fin
- Avancement (%) et Description de l’avancement pour donner une idée quantitative et qualitative des progrès réalisés
Tâches (voir ci-dessous)
Ressources :
- OPEX et CAPEX, voir ci-dessous
- Description des ressources allouées pour préciser les moyens humains et matériels couverts par les CAPEX et OPEX
- Lien avec les états financiers pour détailler comment les moyens alloués à l’action sont rattachés à des éléments des états financiers
Acteurs
- Responsable : Nom de l’utilisateur (identifié dans Harnest) en charge de l’action
- Équipe : Nom de l’équipe (identifiée dans Harnest) en charge de l’action
- Experts internes : Nom de la personne ayant l’expertise métier au sujet de l’action (la liste proposée correspond aux Représentants marqués comme Expert dans la section Parties prenantes)
Confidentielle : pour identifier des actions à ignorer lors de la publication du rapport relatif à la durabilité pour des raisons de secret industriel

Tâches

Une action peut être menée pour différentes raisons : prévenir un risque, diminuer les impacts d’une activité de l’entreprise ou atteindre un objectif (cible) de réduction d’émission de gaz à effets de serre.

Elle peut donc durer dans le temps et impliquer plusieurs acteurs au sein de l’entreprise (ou en dehors). Pour en faciliter le suivi, il peut donc être nécessaire de décomposer une action en tâches qui pourront ainsi être assignées à différents responsables.

Dans la section Tâches, le bouton “+” ouvre une boîte de dialogue qui permet de saisir les attributs suivants :

Nom
Description
Date cible
Responsable
Statut (Nouveau, En cours, Traité, En attente)

💡 L’ordre des tâches peut être modifié par drag & drop.

Définition de OPEX et CAPEX

Au-delà d’identifier de potentielles actions pour traiter les impacts, risques et opportunités (matériels), l’entreprise doit préciser les moyens et ressources qui lui sont associés.

Dans Harnest, ce besoin est couvert par les attributs OPEX et CAPEX qui permettent de spécifier les montants financiers alloués (amortissables ou pas) par année à la réalisation d’une action.

💡 Dans la fiche, les attributs OPEX et CAPEX affichent la somme de leurs valeurs annuelles respectives.

Pour mettre à jour les montants associés à l’un ou l’autre, il faut cliquer sur l’icône Éditer à droite de l’attribut.

💡 À l’ouverture de cette fenêtre, les lignes sont systématiquement triées par ordre chronologique, indépendamment de leur ordre de création. C’est également valable pour le champ CAPEX.

Il est alors possible d’ajouter des valeurs annualisées (une ligne représente une année, une valeur associée et une description).

💡 Comme pour les enjeux, il est possible d’accéder aux documents attachés à l’action depuis l’icône situé dans le coin supérieur droit de l’écran.

Les relations d’une action

Une action peut être liée aux objets suivants :

Impacts, Risques et Opportunités : Afin de comprendre les IRO adressés par l’action (i.e. prévenir, atténuer et remédier à des impacts réels et potentiels, gérer les risques et saisir les opportunités)
Politiques : Pour comprendre les politiques que l’action permet de mettre en oeuvre
Indicateurs : Pour mesurer l’impact de l’action sur les éléments publiés par l’entreprise

Les alertes relatives à une action

Alertes	Gravité	Critères
Actions
L'action est en retard	Élevée	Le statut de l'action est "En cours" et la date de fin est dans le passé
L'action n'a pas de budget associé	Moyenne	CAPEX et OPEX=0
L'action n'a eu d'interaction depuis 6 mois	Information	Si date de dernière modification de l'action < Aujourd'hui - 6 mois
Indicateur de progrès
Au moins un indicateur n'a pas de progrès	Information	Le Réel d'un des indicateurs de progrès est égal à 0
Parties prenantes
Partie prenante impliquée dans aucune campagne	Moyenne	Si au moins une partie prenante n'est référencée dans aucune campagne du système
Politiques
Pas couvert par une politique	Information
Au moins une politique n'est pas encore entrée en vigueur	Information
Au moins une politique ne semble pas pertinente	Moyenne	Le périmètre défini au niveau d'une politique ne correspond à aucun des attributs suivants du risque : Activités, Chaîne de valeur ou Pays.
Au moins une politique n’a pas de cible	Moyenne

Roadmap des actions

L’onglet Roadmap permet de visualiser et interagir avec les actions dans une logique de Gantt (i.e planning).

Contenu de la roadmap

Par défaut, l’ensemble des actions est affiché. Il est toutefois possible de limiter les actions prises en compte selon les critères suivants :

Statut : choix d’un statut spécifique (par exemple toutes les actions en cours)
Nature : choix d’une nature spécifique
ESRS : pour n’afficher que les actions relatives à des Impacts, Risques ou Opportunités eux-mêmes liés à des enjeux d’un ESRS spécifique

Interaction avec la roadmap

Le Gantt permet les actions suivantes :

Ajustement de la période considérée selon différentes méthodes :
Par sélection de période pré-configurée
Par sélection de dates
Par drag & drop avec l’outil situé en bas de la vue

Modification des dates de l’Action par déplacement de la barre ou modification des dates de Début et Fin par drag & drop

‼️ Les modifications faites en interagissant avec la barre représentant une action sont automatiquement enregistrées. Il n’est pas possible d’annuler la modification autrement qu’en modifiant de nouveau les dates.

Ouverture de la fiche de l’Action (nouvel onglet) par clic sur son nom
Impression et export au format Image du Gantt

Kanban des tâches

Implémenter une démarche RSE au sein de l’entreprise se traduit par un ensemble d’actions portées par différentes parties prenantes. Ces dernières peuvent se décomposer en plusieurs sous-actions ou jalons (i.e des Tâches).

Il est donc primordial de mettre en place un processus de suivi de l’avancement des tâches (et donc des actions) pour piloter au mieux la démarche RSE et opérer les ajustements nécessaires en fonction des contraintes et autres difficultés rencontrées.

La vue Kanban poursuit ainsi deux objectifs : fournir une vue d’ensemble des actions en cours et aider à l’organisation des réunions de suivi au travers d’une mise à jour rapide du statut des tâches.

Chaque carte représente une tâche. Ces dernières sont regroupées par action auxquelles elles appartiennent.

‼️ Seules les actions au statut “En cours” sont prises en compte dans cette vue.

Interaction avec la vue Kanban

La vue Kanban permet les interactions suivantes avec les Actions :

Clic sur le nom de l’action pour accéder à la fiche correspondante dans un nouvel onglet du navigateur
Clic sur le chevron pour plier/déplier les actions afin de garder trace des actions traitées pendant les réunions de suivi

La vue Kanban permet les interactions suivantes avec les cartes Tâches :

Clic sur la carte pour ouvrir la modale d’édition de la tâche
Drag & drop pour mettre à jour le statut de la tâche

Filtre des actions

Au-delà du filtre sur le statut “En cours”, les actions peuvent être filtrées par Nature et par Thème.

Identification et mise en place des actions