Valider une section
Une fois que tous les rédacteurs impliqués ont terminé de modifier leurs points de données, le responsable du rapport promeut le contrat au statut "À valider".
Les responsables de section doivent alors revoir leurs sections (toutes si nouveau rapport, uniquement les sections modifiées si nouvelle version d'un rapport existant) et les valider ou les rejeter.
💡 Les responsables seront informés des sections nécessitant une validation par email.
Comprendre l'état de validation d'une section
Dans la vue "Rapport", l'état de validation de chaque section sera affiché en bas de chaque bloc.
Les détails de cet état sont disponibles dans le panneau de droite, après avoir cliqué sur l'icône ℹ️ du bloc de section.
Pour une section donnée, le nombre de validations attendues (nombre d'utilisateurs responsables + nombre de validations requises de chaque équipe responsable) ainsi que le nombre de validations déjà effectuées seront affichés.
Valider/rejeter une section
Les sections qui peuvent être validées/rejetées par l'utilisateur connecté sont mises en évidence par la présence des boutons "Valider" et "Rejeter" dans le bas des sections.
Ces boutons ne seront affichés que si les conditions suivantes sont vérifiées :
L'utilisateur est l'un des utilisateurs responsables ou appartient à l'une des équipes responsables
L'utilisateur a la permissions "Valider les sections dont je suis responsable"
L'utilisateur n'a pas encore validé/rejeté la rubrique ou le nombre de validations requises pour son/ses équipe(s) n'est pas atteint
💡 Si l'utilisateur est identifié à la fois comme utilisateur responsable et membre d'une ou plusieurs équipes responsables, son approbation comptera pour les deux validations attendues.
Si la validation de l'utilisateur était la dernière attendue pour l'ensemble du rapport, le statut du rapport passera à "Validé" après la validation.
Si l'utilisateur rejette la section, le statut du rapport passera à "Validation rejetée" et les autres sections ne pourront plus être validées/rejetées (*).
‼️ (*) Le propriétaire du rapport devra remettre le rapport au statut "Édition" afin que des modifications puissent être apportées. Après le déplacement du rapport vers "À valider", le processus de validation peut reprendre. La validation des autres sections qui avait été faite aura été conservée.
💡 Si une section n'a pas de responsable (utilisateur ou équipe), elle sera automatiquement validée lors du passage du contrat au statut "À valider".
Mettre à jour le statut d'un rapport
Depuis la barre d’outils, les utilisateurs autorisés (*) peuvent mettre à jour le statut du processus d'un rapport.
💡 (*) Seuls les utilisateurs avec la permission "Est coordinateur" peuvent changer le statut du processus.
Les potentiels statuts
En construction
Le statut initial du processus permet au responsable de préparer le draft du rapport pour les responsables de section (ESRS).
✍️ Actions possibles :
Ajouter ou supprimer des sections (Responsable du rapport)
Verrouiller et déverrouiller des sections (Responsable du rapport)
Éditer les attributs des sections (Responsable du rapport)
Éditer la valeur des composants des sections déverrouillées (Responsable du rapport)
➡️ Transition possible: Édition
💡 "En construction" est le seul statut dans lequel les sections peuvent être ajoutées ou supprimées.
Édition
À ce stade, le propriétaire et les responsables de section doivent apporter les modifications nécessaires aux sections (déverrouillées) du rapport.
✍️ Actions possibles :
Verrouiller et déverrouiller des sections (Responsable du rapport)
Éditer la valeur des composants des sections déverrouillées (Responsable du rapport et des sections)
➡️ Transitions possibles : "À valider", “En construction"
📨 Notifications par email : Vers "À valider" : tous les responsables (individuellement ou par appartenance à une équipe) des sections non validées
💡 Il est de la responsabilité des responsables d'indiquer quand le rapport peut être avancé dans le statut "À valider".
À valider
Les responsables des différentes sections doivent revoir leurs sections et les valider (ou les rejeter).
✍️ Actions possibles : Valider ou rejeter une section (Responsable du rapport)
📨 Notifications par email : Vers "Validé" : le responsable du rapport
💡 A partir du statut "À valider", toutes les sections sont verrouillées et leur contenu ne peut plus être édité.
➡️ Transition possible : "Édition"
💡 Le passage au statut "Validé" sera fait automatiquement après la dernière validation de section requise.
Validation Rejetée
Si l'une des sections est rejetée, le Draft du rapport passe automatiquement au statut "Validation rejetée". Le propriétaire doit alors faire passer le rapport à l'état "Édition" pour que les modifications requises soient effectuées.
➡️ Transition possible : "Édition"
Validé
Le Draft du rapport a été validé et est maintenant prêt à être audité.
➡️ Transitions possibles : "Live", "Édition"